Uw gemeente zal u meestal verzoeken om offertes van meerdere bouwbedrijven. Daartoe verstrekt u een aantal aannemers de eerder, gemaakte bestektekening en verzoekt hen om een prijsopgave. Elk bedrijf ontvangt hiermee van u exact dezelfde gegevens, zodat u geen appels met peren behoeft te vergelijken.
Wanneer u een ander (uitgebreider) plan wilt realiseren dan dat wat geïndiceerd is, moet u in principe voor beide plannen een offerte vragen. Dit kan bij bouwers soms problemen opleveren. In dat geval kunt u uit de gegevens van één offerte door een andere deskundige de kostenposten voor het tweede bouwplan laten destilleren.

De meeste bouwers hebben op dit moment redelijk wat werk. Houd er daarom rekening mee, dat niet iedere aannemer direct geïnteresseerd is. Ook zijn de prijzen momenteel hoger dan enige tijd terug. Verder kan het enige tijd duren voor u alle prijsaanbiedingen binnen heeft. Het lukt soms om over prijzen en wensen te onderhandelen.

De aangevraagde offertes dienen per onderdeel gespecificeerd te zijn. Een aanbieding met alleen een "eindbedrag" is niet toegestaan. De gemeente eist dergelijke gedetailleerde "open begrotingen" om haar controlerende taak beter te kunnen uitvoeren. Zij stelt aan de hand van de verschillende begrotingsposten vast, welke werkzaamheden en prijzen zij acceptabel vindt en welke niet. Op dit oordeel baseert zij haar subsidiebedrag.

U krijgt met een gespecificeerde begroting ook zelf een beter inzicht in de kostenopbouw. Dit kan bij de onderhandelingen in uw voordeel werken. Uiteindelijk kent uw gemeente u alleen een subsidiebedrag toe en bent u meestal zelf verantwoordelijk voor de prijsonderhandelingen met uw aannemer. Precies om deze reden zijn bouwbedrijven niet altijd genegen u "in hun keuken te laten kijken". Doet zich zo'n situatie voor, geef dan aan dat uw gemeente u deze eis oplegt, op straffe van uitsluiting van mededinging. Vaak heeft dat het beoogde effect.

Veel serieuze aannemers stellen u soms allerlei detailvragen over het plan, om zo tot een beter overwogen aanbieding te kunnen komen. Ga hier nog niet te veel op in. In dit stadium gaat het erom, tot een globale kostenvergelijking te komen tussen de verschillende aanbieders. Over de gedetailleerde invulling van uw bouwplan, welke doorgaans nog niet bekend is, wordt later met de uitverkoren aannemer verder onderhandeld.

De prijsvorming.

U beoordeelt nu de aannemersoffertes, op grond van prijs, betrouwbaarheid en kwaliteit, eventueel in overleg met uw adviseur. U maakt uit de aanbiedingen voor uzelf een keuze. Vervolgens praat u met de gekozen aannemer verder. Bedankt u de andere wel netjes voor hun inzet. Soms zullen alle aanbiedingsprijzen boven uw budget liggen. In dat geval kunt u verder onderhandelen.

Ook uw gemeente (WMO) beoordeelt de offertes. Zij doet dat zelf of via een adviesbureau. Zij gaat daarbij doorgaans uit van de goedkoopste aanbieder. Dit gebeurt aan de hand van het indicatie-advies met als leidraad: "goedkoopst adequaat". Niet geïndiceerde en "luxe" posten worden geschrapt. Niet opgenomen, maar wel subsidiabele bedragen behoren te worden toegevoegd. Het door uw gemeente voorgestelde eindbedrag is meestal (aanzienlijk) lager dan de ingediende offerte.
Het loont de moeite om in dit stadium met de gemeente te onderhandelen. Met een goed onderbouwde argumentatie. Zowel over de kostenposten zelf als over eventuele manco's in het indicatieadvies dat als uitgangspunt geldt.

Ga in dit stadium nog geen overeenkomst met de gekozen aannemer aan. Wel zou u een "intentieverklaring" kunnen tekenen, waarin u hem formeel een (nog nader in te vullen) opdracht toezegt. Hij weet dan waar hij aan toe is en kan het werk al eventueel inplannen. Later kunt u dan nog met hem over de uitwerking en de prijs onderhandelen.

De contractstukken.

Wanneer (al dan niet in overleg) door uw gemeente een subsidiebedrag is vastgesteld, ontvangt u een "voorlopige" beschikking. Voorlopig in de zin, dat het eindbedrag door onvoorziene omstandigheden soms nog kan wijzigen. Eerst nu heeft u toestemming, om daadwerkelijk te gaan bouwen (mits ook de bouwvergunning is afgegeven). Eerder beginnen is soms op eigen risico mogelijk, overleg dit altijd met uw gemeente.

Bij de offerte van uw aannemer heeft deze waarschijnlijk ook een omschrijving overlegd van de werkzaamheden, die bij het prijsaanbod inbegrepen zijn. Vaak komt u hierin het begrip "stelpost" tegen, een geschat bedrag voor werkzaamheden, dat achteraf wordt verrekend met de werkelijk gemaakte (vaak veel hogere) kosten. Houd er verder rekening mee, dat de meeste, niet expliciet omschreven werkzaamheden, (hoe logisch ook in uw ogen) doorgaans buiten de offerte vallen. Dergelijke onduidelijkheden kunnen tijdens de bouw gemakkelijk tot interpretatieverschillen en meerwerkkosten leiden.

Om dergelijke risico's te beperken kunt u een onafhankelijke partij, bijv. uw adviseur of architect, vóóraf gedetailleerde werktekeningen laten maken ten behoeve van de uitvoering. Zonodig aangevuld met een technische omschrijving of bestek(je). Op deze wijze wordt u nog eens met alle voorkomende details geconfronteerd en kunt u daar een besluit over nemen. Zoals over afwerkingen van ruimten, aansluitpunten voor elektra of water, maatvoeringen ed. Alle relevante zaken, waarover interpretatieverschillen zouden kunnen ontstaan, legt u zo éénduidig vast. Omdat de bouwer weet waar hij aan toe is, kan hij zijn uitvoerings risico's beter inschatten en een scherpere kostprijs berekenen.

Vaak is er, is sinds u offertes aanvroeg, een lange tijd verstreken. In die periode kunnen zowel de bouwprijzen als uw ideeën zijn gewijzigd. Misschien moet het bouwplan ook al bijgeschaafd worden op grond van gewijzigde inzichten en aanvullende eisen van WMO of bouwtoezicht. Al deze zaken kunnen worden meegenomen bij het maken van de werktekeningen. Ook eerder gemaakte tekeningen kunnen zonodig worden geactualiseerd.

De aanneemovereenkomst.

Veel bouwbedrijven hanteren hun eigen contracten en garantiebepalingen. Zorg ervoor dat het aanneemcontract voldoende waarborgen voor u bevat. Het kan van belang zijn dat uw aannemer is aangesloten bij een koepelorganisatie. Zoals bijvoorbeeld de NVOB (aannemersbedrijven) of VLOK (kleinere klusbedrijven). Vaak kennen deze organisaties een geschillenregeling in geval van conflicten. Ook hanteren zij standaardcontracten, waaraan consumentenorganisaties als de Vereniging Eigen Huis hebben meegewerkt.
Veel bedrijven hanteren garantiekeurmerken, zoals het veel voorkomende "Bouwgarant"-label. Dergelijke keurmerken geven u enige extra zekerheid omtrent de kwaliteit van het bedrijf. En u bent gedekt in geval van calamiteiten, zoals het onverhoopt failliet gaan van uw aannemer.

Wanneer u en uw aannemer het eens zijn na de onderhandelingen, kunt u een contract (laten) opstellen. Vraag eerst om een conceptcontract. Lees dat goed door en laat u alles wat u niet begrijpt uitleggen. Zorg dat er (naast juridische voorwaarden) in ieder geval bepalingen in staan over de te verrichten werkzaamheden, de prijs, betalingstermijnen, startdatum en duur van het werk. Alle tekeningen en technische bescheiden (bestek, berekeningen ed.) behoren onderdeel uit te maken van het contract. Daartoe worden alle stukken door beide partijen gewaarmerkt en als lijst aan het contract toegevoegd. Juridisch gezien vormen zij een integraal onderdeel van de aanneemovereenkomst.

De uitvoering.

Het is verstandig om in de overeenkomst ook afspraken op te nemen over de wijze van uitvoeren en de tijdsduur. Of dat financiële consequenties voor u heeft, en zo ja welke, ligt dan in ieder geval vast in de overeenkomst.
Bijna niets is zo vervelend als overal rommel in huis en telkens afwezig bouwpersoneel, waardoor het werk veel langer duurt dan afgesproken. Met goede tijdelijke afschermvoorzieningen voorkomt u dat stof en vuil zich al te veel buiten het werkgebied verspreiden. Soms is het beter om (een deel van) de woning te ontruimen. Dat werkt prettiger en beperkt vaak de bouwtijd.

Zowel voor u als voor de aannemer is het prettig als er enige begeleiding plaatsvindt, liefst door een onafhankelijk bouwkundige. Dit kan uw architect zijn, maar ook iemand anders met voldoende bouwkundige kennis. Zolang deze zich vooraf goed heeft kunnen inwerken in de beschikbare tekeningen en andere contractstukken. Acute problemen of onduidelijkheden kunnen op deze wijze snel en goed opgelost worden. Fouten achteraf herstellen is funest voor de motivatie en sfeer op het werk. Regelmatige controle komt de bouwsnelheid en kwaliteit van het geleverde werk ten goede.

De oplevering.

Schakel in ieder geval bij de oplevering een deskundige in voor bouwkundige bijstand. Bijvoorbeeld uw architect. Of een bouwkundige van de Vereniging Eigen Huis. Daarbij moet tevens worden nagegaan of alle specifieke voorzieningen tbv. de zorgverlening correct en volgens afspraak zijn aangebracht. Bij de eventuele eindcontrole door de WMO ambtenaar wordt voornamelijk getoetst of de bepalingen uit de gemeentelijke beschikking zijn opgevolgd. Een degelijke bouwkundige kwaliteitscontrole op alle details valt daar meestal buiten.